爱上谷歌文档Docs的十大理由

英文原文：10 Reasons to Love Google Docs

谷歌文档是一款神奇的应用，它是一个基于云端的文字处理器，拥有非常强大的编辑功能，同时还有许多其他文字处理软件所没有的功能，本文就列举了让你不得不爱上谷歌文档的 10 大理由。

1. 实际工作时可以脱机访问

可能我了解得不多，但据我所知，其他云文字处理器的离线功能往往是乱七八糟的。有时我甚至都无法输入内容。并且，还需要很多时间来保存应用程序。

但是，谷歌文档不会错过任何一个节拍，当 Wi-Fi 关闭的时候。它会流畅地从在线模式转换到脱机模式——仍然允许你创建新的文档，并在现有的文档上编辑。一旦你重新连接到互联网，还能同步所有的改变。

要想启用脱机访问，先找到齿轮图标，单击 settings（设置），勾选 Offline（离线）旁边的小框。

2. Research 工具

Research 工具通过利用谷歌的力量，可以让你执行各种任务。

该工具采用内嵌于谷歌搜索对话侧边栏的形式。你既可以搜索所有，也可以限制结果例如为图片、学术文章和引用等条件。然后，只需轻轻一点，就可以将它们插入到文档中。大多数的结果还会有一个引用按钮，可以用来创建脚注引用。

如果你需要找快捷方式，右键单击一个单词，选择 Research，自动调动 Research 条和执行网络搜索。你也可以选择 Define （定义）自动搜索词典。

3. 查找和插入链接

谷歌文档不喜欢多浏览器标签，所以它允许你查找并直接从文档中插入链接。

你既可以右键单击文档的任意位置并选择 Link（链接），也可以单击 Insert（插入）菜单选项卡，然后选择 Link。当你输入查询到链接对话框时，它会产生一个来自谷歌的链接列表。

4. 安装附加组件

通过与第三方软件的合作，谷歌文档能够提供令人印象深刻的增强，修改和扩展功能。你可以通过点击 Add-ons（加载项）菜单选项卡，并选择 Get add-ons（获取附加组件）来发现整个列表。

要找到你要找的目标，你可以搜索关键字，或将加载项分类到不同的类别等。

我最喜欢的附加组件包括： Thesaurus, EasyBib Bibliography Creator, Open Clipart 和 UberConference

5. 创建个人词典

比如说，Garglecopter 这个词可能在韦氏词典中是不存在，但它存在于你即将用到的科幻小说——描述了 Garglecopters 和 Irklegorths 两人的外星种族之间，为了争取资源而引发的古老斗争。

为了说服谷歌文档 Garglecopter 不是错别字，你可以用鼠标右键单击该单词，然后选择添加到个人字典。

工具（Tools）>个人字典（Personal Dictionary）也可。

6. 模板

不要被谷歌文档的极简美学理念所欺骗：它能提供很多狂热的外观。

在谷歌文档的模板库中满是精心设计的新闻发布稿，发票，简历，通讯，求职信等模板。选择你需要的模板，它就会作为一个新的谷歌文档文件打开。

要访问模板库，可以单击文件（File）菜单选项卡，选择 New 并从模板中挑选你需要的那一款。

你也可以创建自己的模板，并提交供大家使用。

7. 电子邮件以及用不同格式下载

当涉及到冲突的格式时，谷歌文档能让用户快速、轻松地实现文档转换。

要想下载文档作为 Word 文档（.docx）、PDF、网页（html）等，可以单击文件菜单选项卡，然后选择下载（Download as）。

要想发送文件作为电子邮件的附件，单击文件菜单选项卡，选择电子邮件附件形式（Email as attachment），并选择你想要的格式。

8. 保存电子邮件附件直接为谷歌文档

你可以发送谷歌文档文件作为电子邮件的附件，也可以保存为邮件附件，如图像，视频和文档，直接从谷歌文件到 Gmail 界面。

打开包含附件的电子邮件，将光标移到附件条款。会出现两个图标：一个箭头和一个谷歌文档 logo。选择 logo，并选择你要保存附件的谷歌文档文件夹。

9. 自动替换

讨厌不得不手动在文章中敲打 subdermatoglyphic 这个单词？厌倦不断拼错 exercise 这个单词？

谷歌文档的自动替换功能，允许创建自定义的快捷方式来自动填充某些单词或词组。

你可以点击工具菜单选项卡，选择 Preferences，并填写替换表单。

例如，您可以替换 subd 为 subdermatoglyphicor 以及 xrsz 为 exercise。

10. 实时合作

也许谷歌文档这个应用程序最最强大的功能就是，允许用户实时文件合作。

要与合作者共享文档的话，单击在屏幕的右上角的 Share 按钮，然后输入合作者的电子邮件地址。可以指定是否允许合作者编辑、评论和查看。要访问更多的共享设置，单击高级选项（Advanced）。

合作时一些有用的技巧：

推荐模式——谷歌文档提供一个编辑、查看和推荐模式。当在推荐模式下工作时，可以跟踪所有的编辑，类似于 Word 的 Track Changes。

标签合作者——如果你的文档有很多合作者，那么通过标签注释可能更容易区分每一个人。要标签一个人的话，只需在人名后面输入@或+符号即可。

结论

有太多的理由能让人爱上谷歌文档，但这十个应该是最让人交口称赞的。你使用的是谷歌文档吗？大家一起来交流一下吧！

译文链接：http://原网站已经失效/article/10-reason-love-google-docs.html
翻译作者：码农网 – 小峰