给 OmniFocus 新手进阶的十条建议

不可否认 OmniFocus 有一定的上手门槛，但是越熟悉就会获得约好的体验。在这个过程中，了解别人的使用习惯作为参考会有所帮助。这篇读者投稿给出了新手进阶的 10 点建议，在建议之后还附上了非常详细的实际例子，希望给正在摸索 OmniFocus 的朋友有所帮助，同时也欢迎其他使用者投稿分享自己的使用心得。

自从去年 10 月份用 OmniFocus 以来已经半年有余，也在各个渠道分享过自己对于 OmniFocus 的看法，包括之前在少数派的投稿 《谈谈我怎样使用 OmniFocus 度过一天》 。很多人都曾跟我在微博上交流过，我发现其中很多人对使用 OmniFocus 有一种畏惧感，我其实也经历过这个过程。

当我刚刚对 GTD 这个概念产生兴趣并进行实践的时候，我也尝试了很多软件，最开始的时候我是不喜欢 OmniFocus 的，除了上手麻烦之外，软件 UI 也做得不够 Things 等美观，但正如一句话所说：不要从外表上去判断一个人。现在我是一个非常喜欢 OmniFocus 的人了，也对 OmniFocus 有了新的认识，对于新手来说，最重要的是多多尝试，说白了还是：无它，但手熟尔。为了让读者能快速浏览一遍十条建议，本文分为上下两部分，上半部分为简 介，下半部分为实例模拟。下面是我对新手希望更有效率使用 OmniFocus 的建议：

1. 多使用 defer dates

defer dates 可以把任务推迟到未来的某一天某个时间点开始，也就是说直到那个时间之前，我在软件一般是看不到的。这样有个好处，就是当任务一多的时候，你永远只会看见 与你现在的状况最相关的，而不会被海量的任务和提醒迷惑。除非某个任务一定有截止日期，否则请多考虑使用 defer dates。

2. 多思考怎样使用透视这个功能（需内购）

透视，说白了就是让你用一个特定的角度去看你的 OmniFocus 包含的任务，我之前的文章中分享过我自己使用的自定义透视，如果觉得过于复杂，有另一个例子就是你可以使用透视来过滤出你的 context ，比如你有 @phone，@work，@travel，@home等几个 context，那你就可以自定义一个透视把 @phone 与 @work 过滤出来，那以后你工作的时候直接看这个透视就好了，你也不会看见其他影响你的内容。

3.熟悉软件自带快捷键

使用 mac 版的童鞋，多熟悉一下软件自带快捷键，多多去尝试不同组合，这会在一定程度上节省时间。

4.学习配合其他效率应用使用

OmniFocus 可以配合 alfred ，popclip 与 keyboard maestro 等效率软件一起使用，这也可以去多想想有那些可以加进自己的效率系统来，以节省应用之间跳转的时间。

5.精简自己的 context

我一开始使用的时候，根据 GTD 的建议，设置了各种 @home，@work，@phone，@errand，@office，@school 等等包含了地点、工具和人物的各种 context，这样做可以，但是实际上有一大半的 context 我自己是不会实用的。现在我只有很少的一些 context ，主要的只有三个 @！，@！！和 @！！！ 来区分完成任务所需花费的脑力与体力。

6.设置 mail drop

设置自己的 mail drop。这个功能可以让你真正做到邮箱的 zero inbox。任何邮件里面需要待会处理的内容，转发给自己的 mail drop 邮箱地址，就会出现在 OmniFocus 的 inbox 里面，这是一个很方便的功能，尤其是你工作的电脑是 PC 的时候。

7.只把行动管理放进 OmniFocus

请仅仅把要做的事情放在 OmniFocus 里面，远离清单与参考类事项。比如你要去超市买什么东西，出门要带的东西，做菜的材料这些都是清单，旅途的路线等等是参考类事项，这些我喜欢放在印象笔记 里面，以和 OmniFocus 互补，在 OmniFocus 里面放清单、参考类的任务是比较让人困惑的事情，所以建议大家在这方面多考虑。我自己是使用 clear 这个 App 来管理清单类的事项，印象笔记来管理参考类。

8.精简任务描述

输入任务的时候，最好是精简为 动作 + 名词，以便你下一眼看到它的时候可以瞬间知道该做什么，其他辅助性的材料和文字请放进备注里面。

9.使用 OmniFocus 跟进习惯养成

OmniFocus 是很好的习惯跟进 App。我自己设置了一个 Ritual 文件夹专门对每天、每周、每月、每年的事情作为回顾，里面都是我希望培养的习惯。这类任务都是 defer again every day，所以并不会出现很多红点提醒我打勾完成的情况，我倾向于这种最轻量级的提醒。

上面是我希望大家能在进阶路上逐渐理解的十条建议，写得很简洁，这是因为对于 OmniFocus 这个 GTD 软件来说有很多设置上的可能性，有些人喜欢了解别人的思路后自己去鼓捣，有些人希望能看到更详细的例子，本文的下半部分就是为了这些读者准备的（以下截图 均以 mac 版为例）：

defer dates 的相关问题

如图所示，设置之后在任务的右半边可以看到 defer until tomorrow 的字样，这样设置之后在我主要的 预测视图（forecast，软件自带）、今日视图（today，自定义）、计划视图（plan，自定义）里面都看不到这个动作了，这是因为大多数的透视 里面 Filter by availability 默认选项都是 available，如图（这也是我推荐大多数情况下用的选项，另一个是 remaining ，如果选择 remaining 这个可以看到被 defer 的任务）。

另一个问题是，defer 了之后怎么办，关键时刻我都找不到这个任务了？这个问题我是这样解决的，三个方法：

• 第一就是给真正重要的任务设置个截止日期，这样可以在系统自带的 forecast 预测视图里面一直看得到，方便提前准备。
• 第二就是给这个任务一个小旗标（flag）变成橙色，当任务被推迟的时间到了的时候，在我自己使用的今日视图里面以及系统自带的 flagged 视图就可以看得到了。
• 第三就是我一直在使用的方法，就是给任务打勾标记完成的时候，我主要就是看 forecast 预测视图，培养了这个习惯之后就不太可能忘记看到某个任务。

怎样入手自定义透视？

前文我说的建议是，你入手的第一个透视应该是最简单、最直观、最需要的透视，而不应该去追求复杂的设置（除非有可以直接搬来用的别人已经实践过的设置），所以我推荐大家第一个透视从自己的 context 入手。自定义透视的设置界面如图：

其中各个设置选项我简单介绍一下：

• Project Hierarchy 比较容易理解，软件上有介绍，简单说就是边栏到底是按文件夹与项目分类，还是按照 context 分类，这个按自己喜好就好，以前 iOS 版本还不是通用版的时候，如果不选择 Don't use project hierarchy 在手机里面就无法同步这个自定义透视，现在已经不会了。
• Presentation 是指主面板展示动作的方式，Group actions by 是指一堆任务放在那，是随便放一块（也就是默认的 ungrouped）、还是同一 context 的放一块、还是按文件夹分类啊这些意思，Sort actions by 这个比较有意思，这是说你前一步分类组合了之后，这个组合该按什么顺序排列呢，是按被推迟的日期前后（defer date）排列，还是有没有被标注为旗标（flagged）排列。
• Filtering 是比较主观的一个选项，但也很强大，主要要使用的就是 by status 和 by availability 这两个，status 可以选择是任意一个（any status）、快截止的任务（due soon）还是其他，这个可以按自己需要选择。而 availability 这个我基本就使用 remaining 和 available 这两个，区别就在于 remaining 会显示被推迟的任务，这个如果有需要的童鞋请多注意。
• Focus 是指你经过前两个设置之后留下来的任务，都还是大浪淘沙，你可能只想看到某几个项目或者某个特定项目的任务，其他不想看到，那你可以在这边的 Focus 里面选择一下你希望看到的项目，添加进来。
• Sidebar Selection 就是我们将要使用的一个东西。进入 context 界面，随便点一个你想要重点关注的 context，你会发现 add current sidebar selection 被激活了，你可以添加无数个 context 混合着用，在这里我选择的是 @！！！ 这个 context，代表我需要花费大量精力的任务，我还打算添加 @Home 这个 context ，这代表什么意思呢，就是以后我在家里并且很有精力要做事情的时候，我就点开这个自定义透视，看看我现在能做什么事情。

这种跨 context 的组合能出现很多玩法，纯粹看你的 context 是怎么设置的，如果你是喜欢把 context 分类还分比较细的用户，那这种自定义透视还是很能帮到你忙的，如果你是不怎么用 context 的人，那你的自定义透视还得在上面的其他选项设置中多下功夫，这里就先举最简单的例子。

关于快捷键

什么？从来不用快捷键？这可不对，能省好多时间呢，比鼠标快多了。最简单的例子就是 Quick Entry Shortcut 得设置一下，我这里是默认的，在偏好设置第一页：

这个快捷键在你的 OmniFocus 软件在后台的时候，可以快速弹出输入动作的小窗口方便记录。另一个我常用的快捷键是在自定义透视那里，如果你是一个常常要看某一个透视的人，不用想了赶紧去设置快捷键。设置的地方在这里：

Alfred 和 Keyboard Maestro 怎么加进工作流？

我也是小白用户，我只是用最简单的用法，不会高级用法，还请各位高手多多包涵（ Popclip 我用的比较少，但有相关的 extension，这里就不举例了）。

Alfred 我主要是使用下载的一个命令，挺好用的，之前说到按快捷键可以激活 Quick Entry Shortcut 但是这必须建立在软件已经打开的情况下，我不是一个很喜欢一直开着 GTD 软件的人，所以这个 workflow 帮助我很多，每一次我要输入新任务我只要按激活 Alfred 输入 ofnew + 任务名称 就会自动打开软件的快速输入窗口并帮我打好了字，我只需要再按一下键盘上的 enter 就完成了输入，非常快捷。

Keyboard Maestro 这个软件我主要用在两方面辅助 OmniFocus 。 一个是打开软件使用的快捷键 Option + O （各位大神请放过小弟，小弟确实用 KM6 管理快捷键） ，另一个是帮助我快速进入 OmniFocus 的无干扰的阅读界面，也就设计一个快捷键按下去之后相当于帮我按了三个菜单键，如图：

现在这种界面是不是很适合工作时候放了一个待办事项在一边了，我有时候会把今日视图（Today，我自己自定义的一个透视）变成这样放在某一边：

context 怎样算多怎样算少？

我觉得 context 设置得好有两个标准：一个是适合自己，自己看得舒服；一个是自己确实会去用，愿意去用。不在乎多还是少，我最开始使用的时候有 10 几个 context，现在就只剩下这些：

我的系统中其他都好理解，主要是那三个感叹号的 context —— @！，@！！，@！！！，这感叹号多少代表了为了完成任务我必须花费的精力，也就是任务难以程度。之前我尝试过修改为自己的 energy level，后来发觉还是按照原博的那种实践起来好一点，毕竟判断自己现在精力状况如何远不如判断任务难易程度方便，各位可以按照自己的习性自己修改。这 个方法我是在 官网博客 上看到的（这个博客相当不错，经常分享各路成功人士的工作流，基本上几个月会更新一次，每一次质量很高）。

context 是很容易玩出花样的地方，还有一个思路尝试在这里仅仅设置四个 context 来进行四象限工作法，不过我本人对四象限工作法不太感冒，有兴趣的童鞋也可以按着这个思路设置。千万不要拘泥于 GTD 原意的 @地点、@人物、@工具 三个点，以适合自己为标准。

mail drop 如何设置？

前面也说了，mail drop 这个功能可以让你发送邮件到特定邮箱，然后 OmniFocus 里面的 inbox 就会出现这个任务了，很神奇。设置方法如下：

首先要注册自己的 Omni Sync Server 帐号（如果你已经使用了这个同步服务那可以跳过这一步）到这个 网址 ，先注册一个帐号，登录进去之后，页面最下方那里按一下 CreateAccount，系统会自动生成一个随机的邮箱地址，把这个地址保存好，之后你收到一封邮件需要处理，可以转发给这个邮箱，OmniFocus 的 inbox 就会出现这个任务了。

有童鞋会问转发之后的格式会不会乱七八糟不受控制？不会的，你发给那个邮箱地址的邮件中，主题一行会自动变成任务的名称，邮件内容会变成备注（note），邮件支持文字、附件与简单的 html 。

习惯、回顾类的怎么在软件里设置？

我提供我自己的设置思路给大家，首先是回顾类，我有一个文件夹，里面装着四个项目

然后这四个项目的设置需要好好说一下：

• 我仍然遵循不必要的截止日期不设置的方法，以 defer dates 为主，以我的 monthly review 项目为例，每个放进里面的动作，我都在设置里面设置 defer another 1 months
• 四个 review 项目对我来说都是比较重要，不希望错过的，所以我给大多数里面的任务都打了橙色的旗标
• 我一般标记回顾类动作已经完成的地方是 forecast（预测视图），因为这是我不会漏掉的地方，有需要的同学可以专门增加一个透视来管理这四个项目

然后是习惯培养类的设置，我比较奇葩一点，在我四个回顾类的项目的 daily action 当中，我放的一般是生活上的习惯。但有一些我自己想主动培养的习惯，比如学习啊、看书啊、摄影等等，放在那里我会觉得乱，因为思路上很容易就分出来那些是 我自己想让自己变得更好、主动去培养的习惯，和那些长久已经形成、比较固定的习惯，所以我在这里又开了个项目，里面的动作设置为 defer another 1 day，同样打上了小旗标，即使是每天都最好要打勾的项目，我同样不喜欢用 due date 来束缚自己。

然后我还有专门的一个透视来管理这些我主动想培养的透视，对这个透视有兴趣的可以找我上一篇文章看看具体设置，或者直接在微博上与我交流。

我省略了第 7、8、10 点建议的例子，因为这三个的例子太难举了，也是比较有主观性色彩的内容，加上也已经说得比较清楚，就不废话了，我也在与大家一起进步！希望使用 OmniFocus 的读者可以在评论区分享自己的心得，或者继续在微博上与我交流。（微博 ID@Sugus_舒）